10 tips til bedre vaktplanlegging

Lønn & HR

by  Morten Sørlundsengen

august 19, 2019

10 tips til bedre vaktplanlegging

Lønn & HR

by Morten Sørlundsengen

august 19, 2019

Dette blogginnlegget er skrevet av vår samarbeidspartner på timeføring og vaktplanlegging, Quinyx. 

Å håndtere et stort antall ansatte på tvers av avdelinger, og kanskje til og med på tvers av landegrenser, er ikke alltid like lett. Det er mange faktorer som spiller inn i vaktplanlegging, fra å finne riktig antall ansatte, til å sørge for at lønningene er innenfor budsjettet. Det er en utfordrende jobb å få til alt dette på en god måte. Samtidig er en god strategi for vaktplanlegging avgjørende for å skape fornøyde ansatte – og fornøyde ansatte betyr fornøyde kunder.

Her følger 10 effektive tips for vaktplanlegging som vi i Quinyx vet vil være nyttige for deg, bedriften din og arbeidstakerne dine.

1. Ha riktig person på riktig sted til rett tid

Dette er selve hjørnesteinen som alle gode strategier for vaktplanlegging er basert på. Når man har riktig person på riktig sted til rett tid, har man mulighet til å gi bedre kundeservice og dermed få mer fornøyde kunder. På lik linje med at dårlig vaktplanlegging vil føre til ekstrautgifter, vil en god plan motivere de ansatte og avgjøre om bedriften din lykkes eller ikke. Det er vaktplanen din som hjelper deg med å få de riktige personene med den rette kompetansen til å være på riktig sted til rett tid – og for å lage gode vaktplaner må du ha innsikt i behovene til de ansatte, behovene til bedriften og klare å sømløst integrere disse behovene.

2. Finn de riktige verktøyene

Å prøve å effektivt håndtere vaktplanlegging manuelt, med flere forskjellige systemer, kan raskt føre til frustrasjon og høyt stressnivå både for deg og de ansatte. Det er begrenset hvor mye du kan klare å gjøre med en penn, litt papir og et Excel-regneark. Et godt verktøy for bedriftsoptimalisering vil automatisere vaktplanene dine basert på prognoser, la deg enkelt og effektivt kommunisere med personalet samt gjøre bedriften din mer lønnsom.

Det riktige verktøyet for bedriftsoptimalisering gir deg:

  • En oversikt over bedriften din – når som helst og hvor som helst
  • Advarsler dersom du er i ferd med å overskride timeantallet du har budsjett til
  • Ledere som har mer tid til kundekontakt
  • Muligheten til å ta gode beslutninger raskt
  • En enkel måte å kommunisere med de ansatte på
  • Integrert oppgavestyring
  • En enkel måte for de ansatte å se når de jobber, gjøre endringer, sende inn ferie- og permisjonsforespørsler samt spørre om flere vakter på
  • Et høyt nivå av kontroll over vaktplanene, budsjettet og prognosene dine

3. Møt behovene til bedriften din

Selv om ulike verktøy for å optimalisere bedriften din er strålende, fungerer ikke slike verktøy som en tryllestav. For å få mest ut av dem, og for å få best mulige resultater, må du forstå bedriften din. En god måte å starte på er å stille følgende spørsmål:

  • Når kommer kundene?
  • Hva er det mest hektiske tidsrommet?
  • I hvilket tidsrom kjøper kundene mest?
  • Når trenger de mest hjelp?
  • Hvordan er utviklingen til bedriften?

Jo mer kunnskap du har om bedriften din, jo bedre vil vaktplanleggingen og vaktplanene være.

4. Smartere prognostisering

God prognostisering er én av nøkkelingrediensene i oppskriften på bedre vaktplanlegging og vaktplaner. Det er en kunst å vite, og identifisere, hvor mange ansatte som burde være på jobb basert på tidligere kundestrømmer, men ved å bygge opp nøyaktige prognoser kan du vite når rushet kommer og hvordan du skal sette opp vaktplanen i henhold til det. Når du balanserer de planlagte kostnadene med resultatene dine, får du den mest lønnsomme vaktplanen. 

For å lage mer effektive prognoser bør du ta følgende i betraktning:

  • Ta lærdom av det du har gjort før – bruk tidligere data som utgangspunkt
  • Regn ut antall salg per time og per arbeidstaker
  • Prosentandel lønninger sammenlignet med salg
  • Lønnsutgifter
  • Fraværsprosenter, inkludert statistikk om sykefravær og feriedager
  • Det optimale oppsettet av ansatte, inkludert hvor mange fulltids- og deltidsansatte du trenger

5. Sett opp bedre vaktplaner

Bedre prognostisering hjelper deg med å lage bedre vaktplaner for bedriften din, men en god vaktplan burde gjøre mer enn bare det. De kan bidra til å redusere arbeidskostnader, gjøre og holde kundene fornøyde – samt føre til økt salg.

Kan det også gjøre arbeidstakerne dine mer fornøyde? Svaret er ja. Før vi forteller deg hvorfor, er det viktig å forstå hvordan livet kan være for skiftarbeidere som har ukentlige eller månedlige vaktplaner å forholde seg til. Det er sjeldent at ansatte som jobber skift har kontroll over vaktplanene sine – som oftest har de ikke det. De får gjennomsnittlig tre dagers forvarsel om neste ukes vaktplan og dette kan ha stor påvirkning på livet deres utenfor jobb. For deltidsansatte gjør dette at det blir utfordrende å ta flere jobber og det gjør det svært vanskelig for dem å regne ut lønnen sin, da skiftene deres kan variere mye. Ved å lage bedre vaktplaner får du en mye enklere oppgave i personalplanleggingen.

Les mer: Se hvordan du lager den perfekte vaktlisten.

6. Kommuniser effektivt

For å si det på en kjent måte: det største problemet med kommunikasjon er illusjonen av at det har foregått. Finn ut hva som fungerer for deg og teamene dine – ikke vær redd for å bruke moderne løsninger. Det kan være en WhatsApp- eller Facebook-gruppe, men husk at dersom du bruker en moderne løsning for vaktplanlegging kan den også bli primærkanalen du bruker for å kommunisere enkelt og effektivt med arbeidstakerne dine.

7. Vit hva du skal måle

Hvilket målesystem skal du bruke som utgangspunkt for avgjørelsene dine og hva slags informasjon er vesentlig for deg? Hver bedrift er annerledes, men som en tommelfingerregel bør du se på:

  • Produktivitet
  • Salg
  • Kundeflyt
  • Kundetilfredshet 

Av dette er kundetilfredshet nøkkelen. Glade kunder og glade ansatte fører til en glad og suksessfull bedrift. Det er større sannsynlighet for at veldig fornøyde kunder kommer tilbake samt anbefaler deg til andre, enn misfornøyde kunder. Kundetilfredshet er vanskelig å måle nøyaktig; en enkel måte å gjøre det på er å bruke knapper med fornøyd, nøytral og sur på, som spør kundene om opplevelsen de har hatt med din bedrift. Å få innsikt i mønstrene til kundene dine hjelper deg med å sørge for at du har riktig antall mennesker i butikken, restauranten, hotellet eller kontoret ditt – det er nettopp derfor kundetilfredshet er det viktigste å måle. Ved å sette kundetilfredshet først, som kan sørge for at vaktplanene dine er optimaliserte for å gi mest mulig verdi til kundene, får du salgsøkning som resultat.

8. Vær fleksibel

Med de riktige verktøyene og teknologien på plass kan fleksibelt arbeid åpne for at bedrifter øker produktiviteten, sparer tid, reduserer kostnader, minimerer fravær og gjør de ansatte mer tilfredse. Selv om fleksibelt arbeid ikke er en tryllestav, kan det å tilby de ansatte muligheten til å jobbe når og hvordan de vil, gjøre at de føler seg tatt vare på av bedriften og at de er glade og motiverte.

9. Ansett godt

Vaktplanlegging blir eksponentielt lettere dersom du ansetter godt – samt tar vare på de eksisterende arbeidstakerne. Et godt utgangspunkt er å definere målet ditt og bygge en sterk bedriftskultur slik at dine ansatte blir dine beste ambassadører.

10. Ikke overse ansattengasjementet

Til slutt, ikke gå på kompromiss med ansattengasjementet. I følge en studie gjort av Gallup har bedrifter med engasjerte ansatte en økning på 22% i lønnsomhet. Engasjerte ansatte er mer produktive, de gjør det lille ekstra og gir mer til både deg og kundene dine. Det finnes utallige måter å forbedre ansattengasjementet på, og her har vi satt sammen noen av favorittene for deg.

Lykke til med din vaktplanlegging!

Les mer om systemet og hvordan dette integreres med løsningene til Azets.

Jeg ønsker en uforpliktende demo!

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Jeg er klar over at jeg kan lese mer om hvordan Azets behandler mine personlige data i Azets’ Privacy statement, og at jeg når som helst kan redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Morten Sørlundsengen

Om Morten Sørlundsengen

Morten startet Quinyx Oslo i 2013, og jobber idag som Country Manager for Quinyx Norge. Quinyx er den markedsledene skytjenesten for vaktlisteplanlegging, skift- og turnusplanlegging med timefangst.