Ferieplanlegging er et sikkert vårtegn. Før man vet ordet av det, er det tid for sommer og langfri. Har du ferieplanen klar for dine ansatte?

Teksten er opprinnelig skrevet i 2017 av Tormod Johansen, Senior adviser i Azets. Oppdatert i april 2019 av Julie N. Stenseth. 

Ferieloven har egne regler for når arbeidsgiver må underrette de ansatte om når de har fått ferie. I tillegg har arbeidsgiver en plikt til å drøfte ferietidspunktet med sine ansatte. Det er derfor viktig at du som arbeidsgiver er ute i god tid med ferieplanlegging.

Ferielovens § 6 regulerer arbeidsgivers plikter for ferieplanlegging. I § 6, nr. 1 står det: «Arbeidsgiver skal i god tid før ferien drøfte fastsetting av feriefritid og oppsetting av ferielister med den enkelte arbeidstaker eller vedkommendes tillitsvalgte.»

I tillegg har arbeidstakere krav på å få bli orientert om fastsatt ferie snarest mulig, og senest 2 måneder før ferien skal avvikles. Dette følger av § 6, nr. 2: «Arbeidstaker kan kreve å få underretning om feriefastsettingen tidligst mulig og senest 2 måneder før ferien tar til, såfremt ikke særlige grunner er til hinder for dette.»

God ferieplanlegging = drøfting med dine ansatte

Et viktig element i en god ferieplanlegging er drøfting med de ansatte. Drøftingen skal foretas i god tid. Hva som er god tid er et skjønnsmessig begrep og er ikke nærmere definert i loven, men må sees i sammenheng med plikten til å underrette den/de ansatte om fastlagt ferie senest 2 måneder før ferien skal avvikles, se neste punkt. Det skal være en reell mulighet for arbeidstaker å være med på å påvirke tidspunktet for ferien.

Hvordan drøftingene skal gjennomføres er det ikke sagt noe om i ferieloven. Av erfaring er det mange arbeidsgivere som henger opp ferielister hvor de ansatte setter opp sine ferieønsker. Noen arbeidsgivere drøfter også tiden for ferie med den enkelte ansatte.

Blir ikke arbeidsgiver og arbeidstaker enige om ferietidspunktet, er det arbeidsgiver som har det siste ordet. Husk likevel at arbeidstakere har rett til 3 uker sammenhengende ferie i løpet av hovedferieperioden (1. juni til og med 30. september).

Den ansatte skal orienteres om fastsatt ferie

Den ansatte kan kreve å få en orientering om fastsettingen av ferie tidligst mulig og senest 2 måneder før ferien tar til, såfremt ikke særlige grunner er til hinder for dette. Ferieloven har ingen regler som sier hvordan man skal underrette arbeidstakere om ferien, men det anbefales at underretningen gis skriftlig. På den måten kan arbeidsgiver dokumentere at de har oppfylt underretningsplikten. Hva som er særlig grunner for å underrette senere enn 2 måneder er ikke avklart direkte i ferieloven, men det man tenker på her er driftsmessige forhold hos arbeidsgiver som krever senere underretning.

Ansatte over 60 år

Ansatte som i løpet av ferieåret fyller 60 år har rett til en ekstra ferieuke. Disse bestemmer selv når denne ukens skal tas ut, men de må underrette arbeidsgiver senest 2 uker før ferien skal avvikles.

Plikt til å ta ut ferie

Når du skal fastsette ferie for dine ansatte, er det viktig å være klar over at arbeidstakere etter hovedregelen ikke kan nekte å ta ut ferie. Det betyr at arbeidstakere må ta ut full ferie i henhold til ferielovens bestemmelser.

Eneste unntaket fra å ta ut full ferie er der vedkommende ikke har opptjent nok feriepenger til å dekke opp for lønnsbortfallet under ferien. Dette kan være om du har ansatte som i fjor kun har arbeidet deler av året, for eksempel ved avsluttet skolegang, eller ansatte som har byttet arbeidsgiver/stilling og hatt en vesentlig endring i sin lønn. Men, det er viktig å huske på at arbeidstakerne har en plikt til å ta ut ferie tilsvarende de opptjente feriepengene.

Ansatt som skifter arbeidsgiver, og som har vært i arbeid hele fjoråret, kan ikke nekte å ta ut ferie. Dette gjelder selv om tidligere arbeidsgiver har utbetalt feriepenger ved sluttoppgjøret i fjor.

Rett til ferie

Selv om arbeidstakere i noen situasjoner har rett til å motsette seg ferie, f.eks ved manglende opptjening av feriepenger, er det greit å være klar over at de likevel har rett til full ferie om de ønsker det. Arbeidsgiver kan som hovedregel ikke nekte arbeidstakere å ta ut ferie, men arbeidsgiver har styringsrett for tidspunkt for avvikling innenfor de grenser som følger av ferieloven. Begynner arbeidstaker i jobb hos arbeidsgiver 1. oktober eller senere har han/hun ikke rett til mer enn 1 uke ferie etter ferieloven.

Forbered deg – lær reglene om endring av avtalt ferie

Selv med god ferieplanlegging, vil det kunne oppstå situasjoner som krever at du som arbeidsgiver eller den ansatte må endre eller utsette planlagt ferie. Det kan for eksempel være uforutsette hendelser knyttet til drift eller sykdom hos den ansatte.

Ferieloven sier at arbeidstaker har rett til å endre eller flytte avtalt ferie ved uforutsette hendelser som skaper vesentlige driftsproblemer, og hvor det ikke er mulig å skaffe en erstatter. Før endringen skal den drøftes med den ansatte, og eventuelle merutgifter knyttet til omlegging av ferien må dekkes av arbeidsgiver.

En situasjon som kanskje er mer aktuell er at ansatte blir syk før eller under ferie. Du kan lese mer om reglene rundt dette i et av våre tidligere blogginnlegg: Sykdom i ferien.

Mer nyttig innhold om ferie

Har du spørsmål om ferie eller ønsker å høre mer om hva Azets kan hjelpe din bedrift med? Ta gjerne kontakt med oss. Du kan også laste ned vår gratis ferieplanlegger. Se også vårt opptak av nettkurset om ferieavvikling. Les gjerne også blogginnlegget om ferieregler: Vanskelige spørsmål om ferie? Her er de viktigste reglene

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Jeg er klar over at jeg kan lese mer om hvordan Azets behandler mine personlige data i Azets’ Privacy statement, og at jeg når som helst kan redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Julie Nielsen Stenseth

Om Julie Nielsen Stenseth

Jeg jobber som lønns- og HR-rådgiver i Azets.