5 råd til bedre likviditetsstyring

Regnskap

by  Stina Engesbakk

september 16, 2019

5 råd til bedre likviditetsstyring

Regnskap

by Stina Engesbakk

september 16, 2019

Hva tenker du egentlig når du hører ordet likviditetsstyring?

De aller fleste har perioder hvor utgiftene er høyere enn inntektene, men hva skiller de som går konkurs og de som klarer seg fint? Er det bare uflaks eller er det flere faktorer som skiller de som overlever fra de som ikke gjør det? 

Å styre økonomien til en bedrift høres kanskje voldsomt ut, men mye er likt din egen private økonomi. Hvorfor er det ikke like mange som planlegger bedriftens økonomi i like stor grad som sin egen? Hva er det som gjør at spesielt små og mellomstore bedrifter glemmer økonomistyring og likviditeten i selskapet sitt? 

Er likviditetsstyring skummelt? Nei, ikke i det hele tatt!

De fleste selskaper er resultatorienterte, kostnadsorienterte eller omsetningsorienterte – med resultatrapporten fra regnskapet i fokus. Ulempen med disse tallene er at de er historiske. Dette gjelder for så vidt balansen og, men her vises det en oversikt over gjeld og hvilke fordringer selskapet har, hva de forventer å få inn på konto – samt hva som forventes av utbetalinger fremover. Vi bruker derfor hovedsakelig denne som utgangspunkt når vi jobber med likviditetsstyring i selskapet. Per definisjon måles likviditeten ut fra hvilken evne bedriften har til å betale alle løpende utgifter som kommer.

Er det tatt høyde for merverdiavgiften som skal betales 40 dager etter terminslutt? Hva med den siste fakturaen på varer til en stor leveranse, som må betales før du får oppgjøret fra kunden? Mange kunder betaler ikke innen fristen – hvor lenge tåler du å vente på et oppgjør? Alle disse faktorene ser vi i vår jobb som hyppige årsaker til konkurser og oppløsninger av selskaper. Kontroll på dette kan være en nøkkelfaktor for et vellykket selskap.  

Hvorfor oppstår dårlig likviditet? 

Dårlig likviditet er ikke nødvendigvis et resultat av en nedgangsperiode. men kan ha mange årsaker. 

  • Selskapet kan være i en bransje med store konjunktursvingninger som gjør at det i perioder er lite inntekter, mens de faste kostnadene løper hele tiden. Dette kan være restauranter som har et stort trykk rundt juletider, mens det er lite trykk etter nyttår. Campingplasser har høyt trykk fra påske og frem til høsten, og skidestinasjoner er væravhengige og har trykk når snøen ligger. Alle disse vil ha et behov for en reserve på bankkontoen når sesongen er over for å betale alle faste kostnader og alle vedlikeholdskostnader som må tas når det er lite trykk. Er ikke reserven stor nok, vil det begynne å knipe etter kort tid.  
  • Store ordre er en belastning for de fleste selskaper, ofte må det til en investering i maskiner eller tilleggsutstyr. Kunden kan være såpass stor at de krever lang kredittid og leverandørene vil gjerne ha betalt på forskudd, eller delbetalt underveis i arbeidet. I verste fall kan du være tvunget til å betale for råvareleveransen før selve produksjonen starter – har du en kunde som har 30 dagers kredittid, og gjerne betaler 30 dager senere, blir det mye penger utestående. Det viktigste du må gjøre før du kommer i en slik situasjon, er å stikke fingeren i jorda og spørre deg selv om selskapet og likviditeten er tilstrekkelig robust for å tåle en slik påkjenning.
  • Merverdiavgiften kan alene være en årsak til dårlig likviditet i perioder – mange tenker ikke på at denne skal betales etter en lønnsom periode. Er du i en bølgedal med dårlig ordrereserve, lite bookinger, eller tilsvarende, kan denne komme overraskende. La oss si at du eier en restaurant. Du er fullbooket oktober – desember, har god omsetning og tjener masse penger. Så kommer januar, ordrebøkene er langt fra fulle og du har stor kapasitet. Økonomien går rundt, men overskuddet balanserer på et knivegg. 10.februar skal du betale mva for november og desember året før – har du kalkulert med denne? Har du satt av pengene eller er det kassekreditten som får gjennomgå?  

Trøsten er i tillegg mager om du har tatt høyde for disse faktorene for så å innse at det dukker opp uforutsette forhold som gjør at bankkontoen får seg en knekk. Det er derfor viktig å sørge for at du har korrekt og tilstrekkelig informasjon om økonomien i det du utarbeider et likviditetsbudsjett. 

Det er dyrt å være blakk 

Konsekvensene av dårlig likviditet og dårlig likviditetsstyring er mange. For det første vil du som leder, eller økonomiansvarlig, være avhengig av et kortsiktig perspektiv for å sørge for at alle regningene blir betalt. Dette hindrer det langsiktige fokuset som bør ligge til grunn for ethvert selskap. For det andre vil du gå glipp av gode muligheter til å gjøre gunstige innkjøp når prisene er lave. Sist, men ikke minst, vil det kunne føre til dårligere betingelser hos banker fordi du ikke har full kontroll på økonomien – dermed er det knyttet større risiko til investeringer i deg og din bedrift. Leverandører kan gi deg dårligere kredittid og i verste fall kreve forskuddsbetaling på grunn av dårlig kredittrating. 

Alle disse faktorene leder til en dårlig økonomistyring av din bedrift, og dette fører fort til et dårligere resultat enn du kunne hatt. 

5 enkle tiltak

1. Du er ikke en bank

Du skal ikke finansiere dine kunders dårlige likviditet. Det optimale er å ha kunder som har kortere kredittid enn dine leverandører, dog er dette ikke-gjennomførbart for alle. I tillegg er det viktig å hele tiden betale PÅ forfallsdato – ikke før og absolutt ikke etter.

2. Varelager og fordeling av personell – her kan du spare inn! 

Man skal ikke spare seg til fant heter det, men et fornuftig ressursbruk på disse to punktene kan spare selskapet for mye utgifter. Lagerførte varer er dyrt av mange årsaker, lagerleie koster, administrasjon av lager er dyrt, og ukurans oppstår. Begrens derfor lageret til det du mener må til for å serve de fleste kunder på et rimelig nivå. Er det kanskje ok at det er bestillingstid på enkelte varer? Det samme gjelder personell – en person koster ikke bare lønna si, men mellom 25% og 36% mer enn den faktiske lønnskostnaden på grunn av sosiale kostnader og forsikringer. Hold derfor bemanningen på et rimelig nivå. Er det slik at du i kortere perioder skulle ønske at du hadde en ekstra ansatt, og vil det da koste mer enn det smaker?  

Les mer: 6 gode tips til bedre kontroll på varelageret

3. Forbedre faktureringsrutinene

Dersom en kunde har 30 dagers kreditt og du ikke starter purreprosessen før 30 dager etter dette igjen, vil en faktura plutselig ha inntil 90 dagers kredittid før den kan sendes til inkasso. Årsaken er at det ligger krav rundt en inkassoprosess som gjør at prosessen tar tid. Sørg derfor for å starte prosessen så tidlig som mulig, sett deg inn i bestemmelsene og sørg for at purringer går skriftlig. 

4. Se på finansieringsformen – helst når det går bra

Dersom driften av selskapet finansieres med kreditter og uten sikkerhet, vil dette bli dyrt. Ta en prat med banken din og be om refinansiering. Jo bedre økonomisk selskapet ditt går, jo bedre kort har du på hånden når du sitter i møte med banken. Vurder derfor å ta en slik prat når selskapet går bra og gjerne lenge før du vet at du trenger det.

Les mer: Vekst og likviditet

5. Be om bistand – få satt opp et likviditetsbudsjett

Et likviditetsbudsjett viser en fremtidig plan over likviditetsflyten i et selskap. Det tar utgangspunkt i nåsituasjonen til et selskap, tar høyde for fremtidige kjente faktorer og setter opp en forventet flyt ut fra dette. 

Høres dette komplisert ut? Våre rådgivere kan både bistå deg i denne prosessen – samt utarbeide et likviditetsbudsjett i samråd med deg.  

Hva velger du?

Det er altså opp til deg om du vil gi drømmen om eget selskap en kalkulert sjanse til å overleve, eller om du vil la tilfeldighetene råde og se hvor fremtiden går. Skal du bruke glasskulen, eller skal du sette opp en kalkyle basert på forventninger og forståelse? Hva velger du?

Vi i Advisory er opptatt av å hjelpe virksomheter til å utvikle seg på best mulig måte og samtidig sikre fokus på viktige områder. Kunder, teknologi, lønnsomhet og ikke minst menneskene som skal løfte virksomheten frem, er viktige stikkord for å levere merverdi for kundene våre. Kontakt oss gjerne for en uforpliktende prat.

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Jeg er klar over at jeg kan lese mer om hvordan Azets behandler mine personlige data i Azets’ Privacy statement, og at jeg når som helst kan redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Stina Engesbakk

Om Stina Engesbakk

Stina Engesbakk er seniorrådgiver i Advisory-teamet i Azets. Her hjelper hun kunder med små og store problemstillinger.