Regelverket for sykefravær og penger er stort og komplekst. Jeg ser at mange arbeidsgivere utbetaler sykepenger utover det de har plikt til, ofte fordi de ikke kan reglene godt nok. I denne bloggen skal jeg gi deg en liten oversikt over regelverket rundt egenmeldt fravær og omsorgsdager for sykt barn.

 

Egenmeldinger

Vi starter med egenmeldinger og hva som skal være på plass for å kunne bruke dette. Du er sikkert klar over at regelen for egenmeldinger er 4 tilfeller à 3 løpende kalenderdager i løpet av 12 måneder. Er dere IA bedrift er antall dager økt til 24 kalenderdager i løpet av 12 måneder. En rekke bedrifter har valgt egne regler for egenmeldinger og undersøkelser viser at regler som ligner på IA avtalen kan medvirke til lavere korttidsfravær. Årsaken til dette er todelt; får man en sykemelding fra lege er den ofte på en uke  og de fleste benytter denne uken til tross for at de kunne vendt tilbake til arbeid tidligere eller så føler de ansatte at de må bruke «3-dageren» når de først er borte. Ved sykdom deler av en dag teller ikke dette som en egenmelding og er ulønnet, med mindre dere har valgt egne regler for at slike timer skal telle som velferdspermisjon med lønn.

Uansett hvilke regelverk dere benytter i deres virksomhet må dere ha en struktur på hvordan dette fraværet registreres. De aller fleste bedrifter har nå en elektronisk løsning hvor leder og ansatt fyller ut fravær via et HRM- eller tidsregistreringssystem, som gjør at de får varsler om maks antall tilfeller egenmeldinger for året mm. Slike systemer er også tilpasset små bedrifter som har behov for enkle løsninger.

 

Opptjeningstid

Alle ansatte må opptjene rett til å benytte egenmelding. Når du har en nyansatt må vedkommende ha arbeidet i 2 måneder innen de kan benytte egenmeldinger, dette til tross for at de kom direkte fra en annen arbeidsgiver der de hadde denne retten.

Ansatte som har vært ute av arbeid i mer enn 14 dager, grunnet noe annet enn sykefravær eller lovfestet ferie, vil få ny opptjeningstid på sykepenger. Denne tiden varierer avhengig av årsaken til fraværet. For lovfestede permisjoner som militærtjeneste eller foreldrepermisjon er opptjeningstiden 4 uker. For en rekke andre permisjoner, som utdanningspermisjon eller ulønnet permisjon er opptjeningstiden på nye 8 uker. En del ansatte vil ha rett på sykepenger fra NAV fra første fraværsdag, selv om ikke arbeidsgiver har krav til å utbetale arbeidsgiverperioden.

 

Sykepenger dekker kun egen sykdom

Egenmeldinger følger de samme kravene til fraværet som sykepenger etter legeerklæring; det er kun egen sykdom som gir rett til å benytte egenmelding. Det vil si at det ikke er lov til å benytte egenmelding ved andre vanskelige livssituasjoner som samlivsbrudd, økonomiske problemer, sykdom i familien eller konflikter på arbeidsplassen. I slike tilfeller vil det kunne være helt andre ytelser fra NAV som kan dekke fraværet, eventuelt egne regler for velferdspermisjoner ol. i bedriften.

Har du gjort noen unntak fra disse reglene og latt ansatte benytte egenmelding ved annet enn egen sykdom? Husk at du da lager presedens for lignende saker i fremtiden og ubevisst skaper du en slappere holdning hos de ansatte. Ønsker du å gi en ansatt fri med lønn i en vanskelig situasjon? Gi velferdspermisjon med lønn og forklar hvorfor dette ikke kan utbetales som sykepenger. Da har du gitt et ekstra gode som oppleves positivt for den ansatte!

 

Sykemelding etter egenmelding

Hvis den ansatte ikke er frisk etter endt egenmeldingsperiode må vedkommende oppsøke lege første dag uten rett til egenmelding. Hvis dette ikke er gjort vil den ansatte miste retten til sykepenger for de forutgående egenmeldingsdagene. Alle egenmeldinger som er brukt på gyldig grunnlag, altså grunnet egen sykdom, kan benyttes som en del av arbeidsgiverperioden. Dette betyr at du må skaffe oversikt over all egenmeldingsbruk de siste 16 dagene innen den ansatte ble sykmeldt. Dette vil korte ned arbeidsgiverperioden din!

 

Egenmelding samtidig med sykmelding

Jeg opplever at en del tror at man kan benytte egenmelding i tillegg til en gradert sykmelding. Eksempel: En ansatt er 50 % sykmeldt for en vond rygg, får influensa og blir helt borte i 3 dager. Det er ikke mulig å bruke egenmelding de 3 dagene med influensa siden egenmelding og sykmelding ikke kan kombineres på denne måten. I denne situasjonen må den ansatte kontakte sin lege og få 100 % sykmelding for de aktuelle dagene. Utbetaler dere sykepenger uten en slik sykmelding vil dere kun få refundert 50 % sykepenger disse dagene.

 

Tap av rett til egenmeldinger

Ansatte som når maks antall egenmeldinger kan sperres for bruk av nye egenmeldinger i inntil 6 måneder av gangen. Den ansatte må få lov til å uttale seg før et slikt vedtak trer i kraft.

Dere kan også ta fra ansatte retten til å bruke egenmeldinger der dere finner rimelig grunn til å tro at fraværet ikke skyldes egen sykdom. Eksempel på dette er ansatte som arbeider hos en annen arbeidsgiver eller fikk nei på feriesøknad og bruker egenmelding i stedet. I slike tilfeller tas også retten vekk i 6 måneder i første omgang. Vær obs på at dere har rett til å forlenge dette vedtaket etter perioden på 6 måneder – dette er svært aktuelt ved grove brudd på regelverket.

 

Hyppig bruk av egenmelding

Noen ansatte har hyppigere sykefravær enn snittet. Når ansatte har en kronisk sykdom eller en sykdom/skade som fører til høyere risiko for fravær kan dere søke om unntak fra arbeidsgiverperioden. Det samme gjelder for gravide ansatte. Mange er klar over disse reglene, men ikke at det også er mulig å få unntak i de tilfeller den ansatte har hyppig bruk av egenmelding. Ansatte som sliter med hodepine kan være et eksempel. Mitt tips er å ta en gjennomgang av alt fravær i din virksomhet, hvilke ansatte har gjentagende fravær, hvem er kronisk syke og er det noen som benytter egenmelding hyppigere enn normalen? Har dere unntak for arbeidsgiverperioden vil NAV refundere alt sykefravær, også fravær med egenmelding.

 

Omsorgsdager sykt barn eller barnepassers sykdom

Alle ansatte med omsorg for barn har rett til omsorgspenger når barnet eller barnepasser er syk – og opptjeningstiden er 4 uker. Dager brukt hos tidligere arbeidsgiver kommer til fratrekk hos ny arbeidsgiver. Disse dagene kan også benyttes når barnet må følges til legeundersøkelse i forbindelse med sykdom. Ansatte med inntil 2 barn har 10 omsorgsdager pr år, 15 dager gis til ansatte med mer enn 2 barn. Disse dagene følger kalenderåret, ikke løpende 12 måneder slik egenmeldinger gjør. Fra og med den 11. omsorgsdagen hvert år skal NAV refundere kostnaden til arbeidsgiver. Det betyr at du må påse at det sendes refusjonskrav fra og med dag 11. Igjen er det viktig å ha et system som tar hånd om registreringen av disse dagene.

I de tilfeller barnet har langvarig sykdom vil NAV kunne gi opptil 20 kalenderdager pr år. Her vil også NAV dekke fra og med dag 11. Foreldre i en slik situasjon vil ofte kunne ha krav på pleiepenger fra NAV i tillegg. Det er god ledelse om du i slike tilfeller bistår din ansatt med å få søkt om de korrekte ytelsene fra NAV. For foreldre som er alene om omsorgen vil det gis dobbelt opp av omsorgsdager. Er du usikker på hvor mange dager dine ansatte har krav på? Da kan du alltid sjekke med NAV – som har all informasjon og kan hjelpe deg.

For omsorgsdager er det noen ganger aktuelt å dele dagen mellom foreldre. Her er det ingen hinder for dette og det er ofte praktisk for foreldre som begge ønsker å møte deler av dagen på jobb. Et vanlig spørsmål vi får er om arbeidsgiver kan kreve at foreldre deler antall dager likt. Svaret på dette er at en slik regel ikke finnes og at foreldre derfor står fritt til å prioritere hvem som er hjemme med sykt barn. Det er likevel ingenting i veien for at du tar opp spørsmålet i samtale med foreldre, for eksempel når den ansatte kommer tilbake fra foreldrepermisjon. Det er naturlig at du bistår foreldre med forklaring på reglene og eventuell adgang til å dele dager dem imellom.

 

Ønsker du å lære mer om retten til sykepenger? Den 23 august holder vi gratis nettkurs der vi forteller mer om forutsetningene for sykepenger og gir deg konkrete råd for de vanskelige fraværstilfellene.

Marit Vistekleiven

Om Marit Vistekleiven

Marit Vistekleiven er HR-rådgiver i Azets' rådgiverteam som bistår kunder i personal- og HR spørsmål. Hun har bakgrunn som HR-leder og jobber med arbeidsrett, operativt personalarbeid, ledertrening med mer.