Rapportering og økonomisk analyse

Regnskap

by  Kasper S. Martinsen

april 4, 2019

Rapportering og økonomisk analyse

Regnskap

by Kasper S. Martinsen

april 4, 2019

Rapportering og økonomisk analyse

Til besvær eller begjær?

I dette blogginnlegget kommer noen betraktninger om tallenes tale: hvor det er vanlig å feile, samt noen enkle grep som kan ha stort utslag for rapportenes interessenter.

Vi begynner like greit med oppsummeringen:

  • Vær kjent med det lovpålagte ansvaret som stilles til nettopp deg og ditt selskap.
  • Finn en fornuftig rapporteringsfrekvens. Husk aksjeselskapers plikt om tertialrapportering til styret.
  • Vær bevisst og enige om rapportbehov – hold det enkelt.
  • Visualisér! Å lese noter er en ting – å høre musikk er noe annet.

Som daglig leder eller del av styret i en bedrift har man forskjellige roller i et selskap – likevel hersker det liten tvil om at om at deres hensikt er sammenfallende: å styre skuta med stø hånd slik at selskapet skal kunne nå sine målsetninger – både finansielle og ikke-finansielle. Er du en del av en kommersiell virksomhet, så er det å generere avkastning for aksjonærene i selskapet stort sett alltid et mål i seg selv også.

Som del at selskapets styre er du ansvarlig for forvaltningen av selskapet, og som del av ledelsen i et selskap står dere ansvarlig for utøvelsen av de retningslinjene som er gitt fra styret. Dersom ledelsen og styret skal kunne fatte de beslutninger som selskapet er best tjent med, er de helt avhengig av et klart og tydelig oversiktsbilde av selskapet.

Et av de viktigste styringsverktøyene styret og ledergruppen har i den forbindelse, er økonomirapportene. Rapportene skal gi et solid innblikk i selskapets økonomiske stilling, og er således en særdeles viktig del av beslutningsgrunnlaget for alle styrer og ledelser.

At tallene i økonomirapportene er oppdaterte og korrekte er en selvfølge for at de skal inngå i et beslutningsgrunnlag, men at tallene er presentert på en hensiktsmessig måte er kanskje like viktig. Dessverre er tilfellet at altfor mange rapporter enten drukner i detaljer, slik at det er vanskelig å få et overblikk over det som er relevant – eller så mangler essensiell informasjon.

 

Lovkrav og ansvarliggjørelse

La oss aller først oppsummere kort noen av kravene som stilles et selskaps daglige leder og styre, hva gjelder rapportering og handleplikt (NB! Ikke en uttømmende oversikt).

Iht aksjeloven §6-15 er daglig leder pålagt å rapportere til styret minimum hver fjerde måned. Styret på sin side skal iht aksjeloven §6-12 “holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll”. I tillegg omtales det spesifikt i aksjeloven §3-4 at selskapet til enhver til skal ha en egenkapital og likviditet som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet. Videre i aksjeloven §3-5 fremgår det at styret har handleplikt ved tap av egenkapital – som konkret dreier seg om å foreslå tiltak for å rette på dette til generalforsamlingen.

Det vil si at både daglig leder og styret har et formelt ansvar på hver sin side.

Dersom selskapet på et tidspunkt kommer i en posisjon hvor man ikke kan betjene sine forpliktelser, kan daglig leder komme i ansvarsposisjon dersom rapporteringsplikten ikke er overholdt, og vice versa kan styret stilles ansvarlig når daglig leder har overholdt sin plikt til rapportering, men at styret ikke har utøvd sitt ansvar.

 

Løpende gode rapporteringsrutiner er en nøkkel til suksess – og formidling, form og farge spiller nok en større rolle enn du tror

Selv om aksjeloven stiller krav til at daglig leder skal rapportere minst hver fjerde måned, foreligger det lite detaljer om hva som skal inngå i rapporteringen – og her er det mange som synder.

Vi lever i en tid hvor de fleste kilder til informasjon er lett tilgjengelig, og vi gjør oss selv til offer for vår egen informasjonsoverbelastning. Einstein har blitt gjengitt fra sine lektyrer med et utsagn som går følgende: “Make everything as simple as possible, but not simpler!

Og dette gjelder ikke bare for fysikere! Dette er minst like relevant for deg som utarbeider eller mottar en form for rapport.

Skal du presentere for ledelsen eller styret, så er det lurt å tenke over at det viktigste er å kunne danne seg et helhetsbilde over selskapet – for så å kunne gå i detalj der det trengs.

For å vite hvor man skal dypdykke og bruke tid, er man helt avhengig av å ha et fullstendig oversiktsbilde. Derfor er det viktig at man ikke vier for mye tid eller plass til overflod av detaljer i sine rapporter – detaljene kan hentes frem når man ser det er behov for det.

Så hvilke områder burde du inkludere i rapporten din?

  • Lønnsomhet og resultatutvikling – evnen til å tjene penger
  • Likviditet – evnen til å betale løpende forpliktelser
  • Finansiell struktur – hvordan eiendelene i selskapet er finansiert
  • Soliditet – evnen til å kunne tape penger fremover i tid

…og kok det gjerne ned til noen nøkkeltall som er enkelt å forholde seg til. I et tidligere blogginnlegg har kollega Morten Olsen redegjort for nyttige nøkkeltall.

I tillegg burde en god rapport også si noe om tallenes relativitet. Sammenlign inneværende periodes tall opp mot fjoråret, budsjett og gjerne også hvordan dine konurrenter gjør det (benchmarking).

Vesentlige avvik som avdekkes i sammenligningen, er gjerne det man burde fokusere på. For å bruke tid der man leverer som forventet kan ha liten til ingen verdi. Bruk heller tid på å finne årsak til avvikene, og foreslå tiltak der det er hensiktsmessig.

Er du usikker på hvordan å angripe punktene over? Våre rådgivere bistår mer enn gjerne med en regnskapsanalyse som kan gi deg det som trengs for å sette en standard for fremtidig rapportering.

Et annet viktig element av din rapport bør være form og farge. Det høres kanskje flåsete ut, men så fort vi bytter ut form og farge med ordet datavisualisering treffer vi et høyst dagsaktuelt tema.

I likhet med de fleste av oss (undertegnede inkludert) har den mottakende part en begrenset evne til å prosessere store mengder data på kort tid. Det er ikke mange tallene i en tabell som skal til før vi sliter med å bearbeide materialet vi har fremfor oss. Ved å visualisere gjør du det enklere for hjernen å avdekke avvik, oppdage trender og mønstre – ja, generelt forenkler du det som dreier seg om formidling.

Hva er vel en godt skrevet tale lagt frem helt uten formidlingsevne? Og selv for folk som kan lese noter, så er jeg overbevist om at det er bedre å høre et musikkstykke fremfor å lese notene!

 

Så, tilbake der vi startet:

  • Vær kjent med det lovpålagte ansvaret som stilles til nettopp deg og ditt selskap.
  • Finn en fornuftig rapporteringsfrekvens. Husk aksjeselskapers plikt om tertialrapportering til styret.
  • Vær bevisst og enige om rapportbehov – hold det enkelt.
  • Visualisér! Å lese noter er en ting – å høre musikk er noe annet.

 

Lykke til!

Kasper S. Martinsen

Om Kasper S. Martinsen

Jeg er prosjektleder for Azets IT. Startet karrieren min som trainee i Azets og har jobbet som rådgiver ved Oslo-kontoret. Jeg har også vært utstasjonert som prosjektleder i Romania i arbeidet med Azets’ satsing på nearshoring.